平素よりM3準備会へのご高配ありがとうございます。
10月21日早朝に起きたメール送信事故についてお詫びとご報告のためメールをお送りします。
M3準備会ではサークル参加者の個人情報を事務局内で慎重に取り扱い、郵送作業などごく限られた機会を除き外部への持ち出しはせず運用しています。
このたびのWebイベント参加サークルさま宛てメールの準備ではサーバに記録されている情報をデスクトップPCに引き上げ、配信用データを組み立てる際に手作業の誤りから発生しました。
送信したメールのほとんどでメールアドレスが入れ替わる状況となり、サークル名と代表者名を組にして漏洩させたことは許されるものではなく、平にお詫びするよりありません。まことに申し訳ありませんでした。
この事故を受け、今後M3準備会からサークルの皆さまへのご連絡方法について検討しております。現時点では以下のような方法への移行を準備しております。
1) 今後、原則としてサークル参加者宛てメールには宛先の個人名を記載しない。
2) 個別情報を含む一斉通知の際は、メールの宛先と個別の内容について対応関係を2名体制でチェックし、対応関係が正しいことを確認する。
3) 近い将来には個別情報を含むメールの一斉送信による通知を廃止し、サークルポータルへの情報掲載に置き換える。ポータルに新着情報があることを通知するために宛先無記名のメールを送るものとする。
以上の対策によりさらに慎重な運用を行い、一層の個人情報保護を期すことをお約束します。
最後に、このたびのご迷惑について重ねてお詫びします。
どうか今後ともM3をよろしくお願いします。
M3準備会 代表 相川宏達